Стоит ли переходить на электронный документооборот?
ЭДО — удобная и зарекомендовавшая себя технология, которая призвана экономить ресурсы и время, так как обмен документами происходит по специальным каналам оператора.
Всё это стало возможно с появлением ЭЦП. Электронная передача документов юридически ничем не отличается от традиционного. И даже имеет очевидные преимущества.
Порядок в офисе.
Никаких бумажных архивов и папок. Свободное пространство, чистый воздух и отличное настроение. Все документы при ЭДО сохраняются в электронном архиве и легко доступны в любом месте. Поиск занимает несколько секунд. И система не допускает появления дубликатов документов.
Время на важное.
Процессы документооборота занимают буквально минуты при использовании системы ЭДО. Бумажные документы нужно отправлять вручную, специальными службами. Иногда это занимает часы, но чаще всего — дни. Таким образом, при ЭДО экономится огромный объём времени, который может быть потрачен на выполнение других полезных задач бизнеса.
Сокращение расходов.
Отправить документы через оператора ЭДО будет стоить почти в 10 раз меньше, чем уйдёт на бумагу, печати и затраты на почтово-курьерские затраты. А получение — бесплатно. Разница очевидна.
Гарантия точности и конфиденциальности.
Документы передаются по специальным каналам, которые обеспечивают конфиденциальность и точность передачи. И что важно, документ можно отследить на любом этапе. Гарантировано, что ничего не потеряется и не будет доступно третьим лицам.
Автоматическая проверка.
Система сама проверяет документы на соответствие формам ФНС, причем до подписания. Подпись, кстати, тоже подвергается проверке. Это гарантирует её значимость.
Упрощённое взаимодействие с контрагентами.
Здесь речь опять о времени. Двойное подписание займёт минуты, если использовать систему ЭДО.
Переходить на ЭДО или нет — законодательно пока Ваше добровольное решение. Но очевидные преимущества системы заставляют сделать закономерные выводы: скорее всего скоро ЭДО станет обязательным.
Предпосылки к этому уже имеются. Организациям и ИП с более сотней сотрудников необходимо предоставлять документы электронно. А пенсионный фонд принимает только электронные отчёты от организаций, где больше двадцати пяти сотрудников. Национальная система прослеживаемости товаров и все участники оборота маркированной продукции частично или полностью осуществляют документооборот через систему ЭДО.